Materi Ms. Excel

 

Pengertian Microsoft Excel

Pengertian Microsoft excel adalah Program aplikasi pada Microsoft Office yang digunakan dalam pengolahan angka (Aritmatika). Microsoft Excel merupakan program aplikasi pengolah angka yang dikeluarkan oleh perusahaan Microsoft Corporation.

Fungsi Menu dan Ikon Pada Program Microsoft Excel

Microsoft Excel memiliki sembilan menu yang terdapat pada bar atau baris menu. Masing-masing menu memiliki sub menu perintah yang memiliki fungsi tersendiri. Menu tersebut antara lain :

Menu File

Dalam menu file terdapat submenu yan masing-masing memiliki fungsi tersendiri. Submenu tersebut adalah :

• New : digunakan untuk membuat lembar kerja baru.
• Open : digunakan untuk membuka dokumen.
• Close : digunakan untuk menutup jendela workbook.
• Save : digunakan untuk menyimpan data.
• Save : As digunakan untuk menyimpan data yang belum memiliki nama.
• Save As Web Page : digunakan untuk menyimpan kedalam halaman web.
• Save Workspace : digunakan untuk menyimpan sebagai file workspace.
• File Search : digunakan untuk mencari file workbook.
• Permission : digunakan untuk melihat apa yang akan disetting dalam halaman pengelolahan data tersebut.
• Web Page Preview : digunakan untuk melihat lembar kerja yang akan dicetak.
• Page Setup : digunakan untuk mengatur setting halaman.
• Print Area : digunakan untuk menentukan lembar kerja yang akan dicetak.
• Print Preview : digunakan untuk melihat lembar kerja yang akan dicetak.
• Print : digunakan untuk mencetak data.
• Send To : digunakan untuk mengirimkan file.
• Properties : digunakan untuk Membuat ringkasan file yang aktif.
• Exit : digunakan untuk menutup program Microsoft Excel.

Menu Edit

Dalam menu edit terdapat submenu yang memiliki fungsi :

• Undo : digunakan untuk membatalkan perintah terakhir.
• Redo : digunakan untuk membatalkan perintah Undo.
• Cut : digunakan untuk memotong naskah.
• Copy : digunakan untuk membuat duplikat naskah.
• Office : Clipboard digunakan untuk menampilkan jendela Cilpboard.
• Paste : digunakan untuk pasangan Cut dan Copy.
• Paste Spesial : digunakan untuk membantu perintah Copy dan Cut.
• Paste as Hyperlink : digunakan untuk membantu perintah Copy dan Cut dengan Hyperlink.
• Fill : digunakan untuk mengisi data pada sel dan range pada lembar kerja.
• Clear : digunakan untuk menghapus data.
• Delete : digunakan untuk menghapus dan memindahkan data.
• Delete Sheet : digunakan untuk menghapus sheet.
• Move or Copy Sheet : digunakan untuk memindahkan dan menyalin sheet pada lembar kerja.
• Find : digunakan untuk mencari data.
• Replace : digunakan untuk mengganti data.
• Go To : digunakan untuk memindahkan sel yang aktif ke sel yang lain.

Menu View

Dalam menu view trdapat submenu yan memiliki fungsi :

• Normal : digunakan untuk menampilkan lembar kerja pada posisi normal.
• Page Break Preview : digunakan untuk melihat hasil pemotongan halaman lembar kerja.
• Task Pane : digunakan untuk membuka tampilan perintah.
• Toolbars : digunakan untuk menampilkan toolbar.
• Formula Bar : digunakan untuk memunculkan baris rumus.
• Status Bar : digunakan untuk memunculkan status bar.
• Header and Footer : digunakan untuk membuat header dan footer.
• Comments : digunakan untuk memunculkan toolbar comment dan reviewing lembar kerja.
• Custom Views : digunakan untuk menyimpan area cetak pada workbook.
• Full Screen : digunakan untuk menampilkan layer secara penuh.
• Zoom : digunakan untuk mengganti ukuran lembar kerja.

Menu Insert

Dalam menu insert terdapat submenu yang memiliki fungsi :

• Cell : digunakan untuk menyisipkan sel.
• Rows : digunakan untuk menambah beris sel.
• Columns : digunakan untuk menambah kolom.
• Worksheet : digunakan untuk menyisipkan lembar kerja.
• Chart : digunakan untuk membuat grafik.
• Symbol : digunakan untuk menyisipkan symbol.
• Page Break : digunakan untuk membuat halaman yang terpotong.
• Function : digunakan untuk memasukkan rumus fungsi logika.
• Name : digunakan untuk memberi nama range data.
• Comment : digunakan untuk memberi catatan pada lembar kerja.
• Picture : digunakan untuk menyisipkan gambar.
• Diagram : digunakan untuk membuat diagram.
• Object : digunakan untuk memasukkan gambar.
• Hyperlink : digunakan untuk menghubungkan berkas dengan file.

Menu Format

Dalam menu format terdapat submenu yang berfungsi sebagai berikut.

• Cell : digunakan untuk membuat format sel
• Low : digunakan untuk mengatur tinggi baris
• Column : digunakan untuk mengatur lembar kolom
• Sheet : digunakan untuk memformat sheet
• Auto Format : digunakan untuk membuat format table
• Conditional Formating : digunakan untuk memformat nilai data sel
• Style : digunakan untuk mengubah data pada lembar kerja

Menu Tools

Dalam menu tools terdapat submenu yang memiliki fungsi sebagai berikut.

• Spelling : digunakan untuk memeriksa data.
• Research : digunakan untuk mencari file.
• Error Cheking : digunakan untuk mengecek kesalahan.
• Track Changes : digunakan untuk melihat pengubahan oleh orang lain.
• Compare and Merge Workbooks : digunakan untuk menggabungkan beberapa workbook.
• Protection : digunakan untuk mengamankan data.
• Online Colaboration : digunakan untuk menyusun pertemuan beserta penjadwalannya.
• Goal Seek : digunakan untuk mengubah nilai rumus.
• Scenarios : digunakan untuk membuat ringkasan pada Microsoft Excel.
• Formula Auditing : digunakan untuk meletakkan rumus dengan menggunakan nilai pada sel aktif, mengatur sel dan meletakkan data ke rumus.
• Makro : digunakan untuk menjalankan program makro.
• Add-Ins : digunakan untuk mengaktifkan atau non aktifkan add – ins.
• Auto Correct Option : digunakan untuk menampilkan perintah auto corret.
• Custommize : digunakan untuk mengatur toolbars.
• Options : digunakan untuk membuka menu dan tabulasi.

Menu Data

Dalam menu data trdapat submenu yang berfungsi untuk :

• Short : digunakan untuk mengurutkan data.
• Filter : digunakan untuk memfilter data.
• Form : digunakan untuk menambah atau mengurangi data.
• Subtotal : digunakan untuk menghitung sub total.
• Validation : digunakan untuk membatasi jenis data yang dimasukkan.
• Table : digunakan untuk membuat table.
• Text to Columns : digunakan untuk membuat naskah text menjadi berkolom.
• Consolidate : digunakan Perintah untuk mengkonsolidasi data.
• Group and Outline : digunakan untuk menggabungkan data.
• Pivot Tabel and Pivot Chart Report : digunakan untuk membuat table dan grafik pivot.
• Import External Data : digunakan untuk mengimpor data luar.
• Refresh Data : digunakan untuk menyegarkan kembali data dari luar.

Menu Windows

Dalam menu new window terdapat submenu yang masing-masing memiliki fungsi :

• New Window : digunakan untuk menampilkan lembar kerja yang di edit.
• Arrange : digunakan untuk mengatur jendela.
• Unhide : digunakan untuk menampilkan kembali workbook yang di hidden.
• Split : digunakan untuk membagi lembar kerja.
• Freeze Panes : digunakan untuk membuat supaya sel dibawah dapat terlibat.

Menu Help

Dalam menu help terdapat submenu yang masing-masing memiliki fungsi :

• Microsoft Excel Help : digunakan untuk menampilkan office assistant.
• Show the Office Assistant : digunakan untuk melihat keterangan dari topic yang dipilih.
• Microsoft Excel Online : digunakan untuk online.
• Contact Us : digunakan untuk bantuan pada Microsoft.
• Check for Updates : digunakan untuk mengupdate.
• Detect and Repair : digunakan untuk mendeteksi dan memperbaiki Microsoft Excel.
• About Microsoft Office Excel : digunakan untuk melihat penjelasan tentang Excel.

Baca juga : Pengertian Microsoft Power Point

Microsoft Excel Shortcut Keys

Berikut ini adalah daftar shortcut key untuk Ms Excel :

• Ctrl + A Memiilih / menyeleksi seluruh isi dari worksheet (select all).
• Ctrl + B Membuat Bold area / sel yang diseleksi.
• Ctrl + I Membuat italic area / sel yang diseleksi.
• Ctrl + K Menyisipkan link.
• Ctrl + U Membuat garis bawah area / sel yang diseleksi.
• Ctrl + P Menampilkan kotak dialog print untuk memulai mencetak.
• Ctrl + Z Membatalkan langkah/tindakan terakhir.
• F2 Edit sel yang dipilih.
• F5 Menuju ke sel tertentu. Sebagai contoh, E7.
• Shift + F5 Memunculkan kotak pencarian.
• F7 Memeriksa ejaan teks yang dipilih dan/ atau dokumen.
• F11 Membuat Chart.
• Shift + F3 Membuka jendela rumus Excel.
• Ctrl + Shift + ; Memasukan waktu saat ini.
• Ctrl + ; Memasukan tanggal.
• Alt + Shift + F1 Membuat Worksheet baru.
• Ctrl + 5 membuat strikethrough sel /area yang dipilih.
• Ctrl + F9 Minimize jendela window.
• Ctrl + F10 Maximize jendela window.
• Ctrl + F6 Beralih di antara file excel yang sedang dibuka.
• Ctrl + Page up Memilih Sheet ke arah kiri.
• Ctrl + Page down Memilih Sheet ke arah kanan.
• Ctrl + Tab Beralih di antara Dua atau lebih file exel yang terbuka.
• Alt + = Membuat rumus untuk jumlah semua sel di atas.
• Ctrl + ‘ Memasukan nilai di atas ke dalam sel sel yang dipilih.
• Ctrl + Shift + ! Format nomor dalam format koma.
• Ctrl + Shift + $ Format angka dalam format mata uang.
• Ctrl + Shift + # Format nomor dalam format tanggal
• Ctrl + Shift + {b32ad327e9f68ea504e024eb5395ab8ecfcbdd806be5c18267fa9f55623c3d39} Format nomor dalam format persentase
• Ctrl + Shift + ^ Format nomor dalam format ilmiah.
• Ctrl + Shift + @ Format nomor dalam format waktu.
• Ctrl + Arrow key Pindah ke bagian berikut teks.
• Ctrl + Space Pilih seluruh kolom.
• Shift + Space Pilih seluruh baris.

Rumus-rumus dan penggunaannya pada Microsoft Excel

Berikut rumus-rumus pengolahan angka pada Microsoft Excel.

Penggunaan rumus pada excel yang paling mudah yaitu operasi penjumlahan dan pengurangan, caranya cukup gampang yaitu menambahkan sell satu dengan lainnya,, contohnya (=A1+A2)

Count

Count adalah rumus untuk menghitung banyak angka(hanya angka) dalam sebuah range. Contoh =count(A2,A5)

Counta

Counta digunakan untuk menghitung banyak data dalam sebuah range dan caranyapun masih sama dengan count. Data tersebut dapat berupa angka atau huruf

Countif

Countif dugunakan untuk menghitung banyak data dengan criteria tertentu, misalnya dalam sebuah range ada beberapa sell yang sama, maka kita dapat menentukan ada berapa banyak sell yang sama tersebut.

Contoh =countif(B15:B20,criteria sma yg dicari)

Sumif

Sumif digunakan untuk menghitung jumlah data dengan criteria tertentu dan kemudian data yang sama tersebut ditotalkan, caranya cukup dengan memasukkan rangenya, criteria yg sma, kemudian masukkan range yg akan dijumlahkan.

Contoh =SUMIF(F17:F22,2,F17:F22)

Sum

Sum adalah rumus yang digunakan untuk menjumlahkan total dari beberapa range.

Contoh =SUM(A1:A5)

Min

Min adalah rumus yang digunakan untuk mengetahui variable angka yang paling kecil, caranya dengan menggabungkan beberapa range dari yang ingin diketahui jumlah yang paling kecilnya.

Contoh =min(A2:A17)

Max

Max adalah kebalikan dari min, caranya pun juga sama.

Contoh =max(A5:A15)

Right

Right adalah penggunaan untuk mengambil beberapa karakter dari sebelah kanan, caranya dengan memasukkan text atau juga sell yang dipilih.

Contoh =right(B15,3)

Mid

Mid adalah penggunaan untuk mengambil beberapa karakter dari tengah, cukup memasukkan teks/sellnya kemudian masukkan start num/dimulai dari karakter berapa dan terakhir masukkan isi berapa karakter ingin diisi.

Contoh =mid(A5,2,5)

Left

Left adalah mengambil karakter dari sebelah kiri.

Contoh =left(A1,3)

Hlookup

Hlookup adalah rumus untuk mengambil rumus dari table secara horizontal. Caranya kita harus menentukan range table yang akan jadikan pedoman, dan kemudian tekan f4 di range tersebut guna untuk mengunci range tersebut agar nantinya ketika dicopy rumusnya tidak error. Yang harus dilakukan yaitu, mengisi lookup value,table array,rowindeksnum,dan range lookupnya

Vlookup

Vlookup merupakan kebalikan dari hlookup, dengan mengambil rumus secara vertical. Dan caranya pun juga masih sama dengan Hlookup.

IF

IF adalah penggunaan rumus yang menurut saya agak sulit karena rumusnya adalah yang paling panjang dan juga menggunakan logika, caranya kita harus menentukan terlebih dahulu apa saja yang ingin dibuatkan logikanya.

Kemudian isi logical test, value is true, da kemudian value is false.

Kelebihan Ms Excel

• Berikut kelebihan dari Microsoft Excel adalah.
• Mempunyai kemampuan menampung data yang cukup besar dengan 1 juta baris dan 16.000 kolom dalam 1 sheet.
• Jadi dalam 1 sheet bisa menampung jawaban 1 juta responden dan 16 ribu jawaban/pertanyaan.
• Microsoft excel mempunyai Format yang paling populer dan fleksibel jadi sebagian besar software data entry ada fasilitas konversi ke format excel atau format lain yang bisa dibaca excel. Atau jika dibutuhkan kita bisa konversi balik dari excel ke software statistik lainnya.
• Microsoft Excel mempunyai program penggunaan rumus yang sangat lengkap sehingga mempermudah pengolahan angka untuk menghasilkan dokumen yang lebih canggih.
• Dengan Pivot Tables, kita bisa kerja lebih efektif karena semua tabel summary yang kita rencanakan bisa kita buat dahulu walaupun data belum masuk semua. Setiap ada data masuk otomatis pivot table akan me-refresh sehingga tabel akan terupdate sendiri.

Fungsi Dan Kegunaan Microsoft Excel

Microsoft Excel memiliki banyak sekali fungsi diantaranya :

• Membuat sebuah laporan keuangan
• Membuat Daftar Nilai
• Membuat daftar hadir
• Melakukan operasi kali,bagi, rerataan dengan cepat
• Menghitung Kurs Mata Uang
• Membuat Grafik dan Tabel dari suatu penghitungan
• Membuat diagram batang,diagram garis dan diagram lingkaran
• Membantu kita dalam menyelesaikan soal-soal logika dan matematika
• Membuat presentasi jadi lebih praktis dan mudah
• Menyajikan data secara tepat,rapi dan akurat, sebab Ms. Excel dapat :
• Menemukan dengan cepat pola dalam data.
• Tepat di titik sasaran – datanya valid, prosesnya pun cepat.
• Kita bisa mengakses Spreadsheet kita darimana saja.
• Co-Authoring melalui aplikasi Web Microsoft Excel memudahkan kita mengedit spreadsheet yang sama dengan orang lain, meskipun di lokasi yang berbeda.
• The PowerPivot untuk Excel add-in , download gratis, menyediakan teknologi inovatif seperti integrasi efisien data dari berbagai sumber dan-cepat kilat manipulasi set data besar dengan sampai jutaan baris.

Kekurangan Ms Excel

Berikut kekuragan dari Microsoft Excel adalah.

• Software pengolah angka ini berbayar atau tidak gratis.
• Aplikasi ini memerlukan banyak memory (RAM) dan proccessor yang besar (CPU).
• Untuk membuat kolom baru yang berisi pengkategorian dari sebuah kolom/jawaban pertanyaan, atau membuat filter responden; kita harus membuat rumus excel baik rumus matematika, logika maupun text. Banyak orang yang tidak suka dengan hal ini karena di SPSS misalnya, kita dengan mudah untuk melakukan filter atau pengkategorian jawaban baru.